ด้วยมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี มีนโยบายให้หน่วยงานใช้ระบบ E-Office E- Signature มาใช้ในงานสารบรรณ ซึ่งระบบดังกล่าวจะเชื่อมต่อกันทั้งมหาวิทยาลัย ลดระยะเวลา    ลดการใช้กระดาษ กอร์ปกับศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา มีการดำเนินการด้านคุณภาพและสิ่งแวดล้อม ฝ่ายบริหารงานทั่วไป จึงทำการทดสอบการใช้งานของระบบฯ ภายในฝ่าย และจัดกิจกรรมการจัดการความรู้ “จากกระดาษสู่อิเล็กทรอนิกส์” ขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสื่อสารให้บุคลากรศูนย์บรรณสารฯ ให้ความร่วมมือใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษ และแนะนำ ขั้นตอนการใช้ระบบ และวิธีการวางไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในช่องทางที่ฝ่ายบริหารงานทั่วไปได้จัดให้ รวมทั้งรับฟังความคิดเห็นต่างๆ เพื่อนำมาปรับปรุงและพัฒนางาน

1. ขอบเขตและรูปแบบกิจกรรม: ฟังบรรยายแนะนำให้ความรู้ขั้นตอนของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ 1) ระบบ E-Signature x E-office 2) การเสนอหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการภายใน ศบส. เพื่อนำเข้าระบบ E-office มทส. 3) ตัวอย่างการจัดการหนังสือเวียนภายในของฝ่ายบริหารงานทั่วไป 4) การใช้ลายเซ็นต์ใน Acrobat Reader โดย นางสาวณัชชา บวรพานิชย์ 4) การรับ-ออกเลขหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ SUT  E-Office โดย นางสาวสุภาภรณ์        ทนสันเทียะ และรับฟังความคิดเห็น มาปรับใช้เป็นแนวทางปฏิบัติงานร่วมกัน เมื่อวันอังคารที่ 3 กันยายน 2567 เวลา 10.00-12.00 น. รูปแบบออนไลน์ผ่านโปรแกรม Microsoftteam ระยะเวลาจัดกิจกรรม 2 ชั่วโมง

2. ผู้เข้าร่วมกิจกรรม: มีผู้เข้าร่วมกิจกรรม ประกอบด้วย ผู้บริหารและบุคลากรศูนย์บรรณสารฯ จำนวน 41 คน คิดเป็นร้อยละ 69.49 (บุคลากรบางส่วนติดภารกิจปฏิบัติหน้าที่การให้บริการ)

1. 3. การประเมินผล:
      3.1 ความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ มีดังนี้
              3.1.1 ขั้นตอนการนำบันทึก/หนังสือ/เอกสารเข้าระบบ E-office มทส. และการรับ-ออกเลขหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
              3.1.2 ระบบและขั้นตอนการเสนอหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ภายใน ศบส. เช่น การเสนอลงนามและออกเลขหนังสือ การตรวจสอบสถานะเรื่องที่เสนอ
              3.1.3 การใช้ E-Signature x E-office ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ และการใส่ลายเซ็นในไฟล์ PDF
      3.2 แนวทางที่นำมาปรับปรุงและพัฒนางาน มีดังนี้
              3.2.1 การนำลิงค์ Google Site การเสนอหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไปวางในระบบ MIS ของศูนย์บรรณสารฯ เพื่ออำนวยความสะดวกให้บุคลากร ศบส.
      
              3.2.2 การจัดกิจกรรม Roadshow แนะนำและทบทวนความรู้การใช้ระบบฯ ให้กับบุคลากรแต่ละฝ่ายในวาระที่เหมาะสม